Daten­schutz­er­klärung

Präambel

Die Honda Scene Rhein-Main-Taunus, nachfolgend “Club” genannt, verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Verwaltung, der Organisation im Club). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Clubs zu gewährleisten, gibt sich der Club die nachfolgende Datenschutzordnung.

• §1 Allgemeines
  • Der Club verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Club, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
• §2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
  • Der Club verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
  • Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Club insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Spitzname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Clubbeitritts, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Club.
  • Daten werden ggf. im Zusammenhang polizeilicher Untersuchungen o.ä. an entsprechende Behörden weitergeleitet.
  • Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
  • Auf der Internetseite des Clubs werden die vom Mitglied bewilligten Daten veröffentlicht.
• §3 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Club
  • Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Datenschutzbeauftragten (alt: z.B. dem Geschäftsführer) zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Der Datenschutzbeauftragte stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
• §4 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
  • Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Club (z.B. Vorstandsmitgliedern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
  • Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Clubmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
  • Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
• §5 Kommunikation per E-Mail
  • Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Club einen clubeigenen E-Mail Account ein, der im Rahmen der clubinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
  • Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
• §6 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
  • Alle Mitglieder im Club, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben z.B. Mitglieder des Vorstands, sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
• §7 Datenschutzbeauftragter
  • Da im Club in der Regel mindestens 5 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Club einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
• §8 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
  • Der Club unterhält zentrale Auftritte für den gesamten Club. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Administrator. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Administrator vorgenommen werden.
  • Der Administrator ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
• §9 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
  • Alle Mitglieder des Clubs dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
  • Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
• §10 Inkrafttreten
  • Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Clubs am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Clubs in Kraft.